L’adozione di un CRM (o il passaggio a un nuovo software) è una grande opportunità per il tuo team, ma può diventare anche un grande fiasco. Infatti, guardando le principali ricerche sull’argomento negli ultimi anni, ben il 30-60% dei progetti di CRM falliscono o non ottengono i risultati sperati! (fonte: C5Insights)
Come team leader, non devi farti spaventare da queste statistiche. Ma se non vuoi passare le tue giornate a riprendere i tuoi dipendenti per essersi dimenticati di compilare il CRM, devi assicurarti di fare le mosse giuste fin dal primo giorno. Dopo aver visto moltissimi progetti avere successo e fallire, ecco le 7 cose che possono fare la differenza!
1. Metti bene in chiaro i tuoi obiettivi.
Perché vuoi adottare un CRM (o cambiare quello precedente)? Vuoi semplificare il lavoro del tuo team, o raccogliere statistiche più accurate sulla redditività dell’azienda? Vuoi capire quali sono i colli di bottiglia del tuo processo di vendita e sbloccarli per vendere di più? Se non hai ben chiaro tu stesso l’obiettivo di fondo, come potrai valutare il successo del progetto? Scegli il CRM che più si adatta meglio nel raggiungere quell’obiettivo, dando più importanza a quei fattori: se ad esempio vuoi più informazioni sui tuoi risultati, scegli il software che ha la sezione statistiche fatta meglio. Inoltre, scrivi ben chiari gli obiettivi, definendoli anche a livello numerico e tempificato.
2. Coinvolgi tutto il team fin dall’inizio.
La linea sottile che separa il successo di un progetto di adozione di un nuovo software dal totale fallimento dell’iniziativa è la collaborazione di tutto il team. Il progetto funzionerà solo se ciascuno se ne sentirà parte integrante, vedendolo come un beneficio per il proprio lavoro e non come un’imposizione calata dall’alto! Quindi fin dall’inizio fate sapere a tutti che state valutando un nuovo CRM e anzi chiedete il loro aiuto, con brevi interviste personali per capire le esigenze di ciascuno. Quando poi la scelta sarà stata presa, organizzate una riunione e spiegate a tutti i motivi della decisione e i benefici del progetto. Ma non solo: per strutturare al meglio i dati del CRM, lavorate con loro per formalizzare insieme il processo di vendita e scegliere la struttura che reputano più adatta!
3. Guarda periodicamente i dati nel tuo CRM
Quando hai inserito il nuovo CRM nel tuo team, hai elaborato una struttura dei dati ad hoc per il tuo business: hai impostato etichette, tag e campi da compilare, facendo presente a tutto il team quali dati hanno la priorità. Se però dopo il lancio del CRM non guardi per mesi i dati raccolti, potresti avere un grosso problema. Attraverso i risultati delle statistiche del tuo CRM, riesci a rispondere a domande tipo “quali sono i tassi di conversione delle diverse fasi del processo di vendita?”, “quale fonte di acquisizione clienti converte maggiormente?”, “che tipologia di commesse è più redditizia?”. Se la risposta è no, devi rivedere la struttura del tuo CRM prima di perdere informazioni importanti (e prima che il tuo team abbia acquisito routine sbagliate). Inoltre, solo guardando costantemente i dati potrai accorgerti se ci sono elementi mancanti o se qualcuno del tuo team è più “pigro” nella compilazione.
4. Ascolta il tuo team.
Per quanto la scelta del CRM sia stata oculata, vagliando tutti i principali fattori e testando più soluzioni, solo il tempo potrà dirti se hai preso la decisione giusta. Il tempo e i membri del tuo team, che utilizzeranno il software quotidianamente. Sono loro, infatti, che si troveranno davanti i pregi e i difetti della software scelto e dovranno calarlo nella propria quotidianità, imparando a farlo diventare il proprio punto di riferimento. Chi meglio di loro, quindi, per captare i segnali di eventuali problemi o inadeguatezze del software? Coglierle fin dall’inizio può essere uno spunto per migliorare, parlando con il produttore del CRM per modificare il proprio piano o per chiedere una personalizzazione (ovviamente a seconda delle dimensioni del proprio team). Lasciare invece che questi problemi si accumulino nel tempo e scoprirli dopo mesi dall’avvio del progetto può causare un disastro senza ritorno!
5. Segui il piano (ovvero, non lasciar finire il progetto nel dimenticatoio).
Sono passati i primi sei mesi e nessuno ne parla più. Quali sono stati i risultati dell’adozione (o del cambio) del CRM? Nessuno lo sa. Ebbene, niente di più sbagliato! Fin dall’inizio devi impostare delle milestone per i primi anni, con degli obiettivi ben chiari sui risultati che si vogliono ottenere nei diversi periodi e delle riunioni periodiche per verificarne insieme il raggiungimento. Crea un piano ben visibile a tutti con le milestones e le riunioni periodiche per parlare del progetto, assicurandosi che siano sempre tutti presenti. Altrimenti dopo lo slancio iniziale, pian piano il team non si sentirà così motivato!
6. Sii il primo a usare il CRM.
Hai tanto decantato gli obiettivi dell’utilizzo del CRM per ridurre i post-it, eliminare le email interne e far sparire i fogli di calcolo… ma la tua scrivania continua ad essere sommersa da foglietti gialli e invii ancora decine di email ai tuoi collaboratori? Beh, come puoi aspettarti che il tuo team cambi le proprie abitudini se non sei tu il primo a farlo? Anzi, le persone si sentiranno autorizzate a continuare come hai sempre fatto. Quindi dal primo giorno, il primo utilizzatore del nuovo software devi essere proprio tu… una bella occasione per pulire la scrivania e liberare la casella di posta!
7. Imposta un meccanismo motivazionale.
Perché il tuo team deve utilizzare il CRM? Ovviamente per perdere meno tempo, valorizzare i propri dati, evitare errori con i clienti… tutte ottime motivazioni per l’azienda. Ma cosa ne viene al singolo venditore? La risposta deve essere: prestigio e potenziali premi. Prestigio perché far vedere a tutti cosa si sta facendo e quali risultati si stanno raggiungendo significa dimostrare quanto si vale. E potenziali premi, perché a fine anno è possibile valutare chi ha lavorato di più e meglio, premiando in modo oggettivo i migliori venditori del team. Vedrai che il clima di competizione positiva andrà a tutto vantaggio dei risultati di vendita!
In un progetto così complesso come l’adozione di un CRM possono nascere molte problematiche, ma se metterai in pratica tutte e sette questi passi (non solo qualcuno!), le tue probabilità di successo aumenteranno enormemente. Come farai a capire se il progetto starà funzionando? Beh, avrai raggiunto il risultato se il CRM sarà la prima e l’ultima applicazione che tu e il tuo team utilizzerete ogni giorno! 🙂
