Come gestire al meglio i tuoi clienti durante le vacanze

Come gestire al meglio i tuoi clienti durante le vacanze
gestire i clienti durante le ferie

Se è vero che il business non si ferma mai, è altrettanto vero che l’estate è sinonimo di vacanza e moltissime aziende si trovano a dover gestire le ferie dei propri dipendenti cercando di ridurre al minimo i disagi per i clienti! Ma come si può far coesistere il sacrosanto e benefico diritto alle vacanze dei membri del tuo team con l’indispensabile necessità di non far sentire trascurata la tua clientela? La risposta è organizzando al meglio il tuo servizio di customer care e seguendo alcuni utili consigli:

1) Programma in anticipo le ferie e organizza il tuo team in turni.

La programmazione delle vacanze è sempre un argomento delicato dal momento che spesso si ha a che fare con equilibri molto sottili all’interno del team: è fondamentale cercare di accontentare il più possibile le necessità di tutti i dipendenti per non creare malumori o sensazioni di favoritismo. Inizia a programmare le vacanze estive con largo anticipo (almeno 3 mesi prima), tenendo conto anche dei periodi concessi gli anni precedenti, in modo da garantire, per quanto possibile, un’equa fruizione delle ferie.

Ricordati di non lasciare mai completamente sguarnito un settore della tua azienda e, in particolar modo poni la massima attenzione verso l’assistenza clienti: avere qualcuno che risponde anche in periodi di vacanza è un segno di grandissima attenzione verso chi ha scelto i tuoi servizi e può farti acquistare ancora più credibilità!

2) Fai formazione a tutto il tuo personale e istruisci i “rinforzi” su come gestire al meglio i clienti

Nel caso in cui il tuo customer service rischi di restare sguarnito durante le vacanze, puoi affidare temporaneamente il compito di assistere i clienti anche a dipendenti che lavorano in altri settori della tua azienda: in questo caso è indispensabile prevedere uno o più momenti formativi prima dell’inizio delle ferie, in modo da permettere un rapido passaggio delle consegne tra chi parte e chi resta e, contemporaneamente, fornire ai tuoi rinforzi tutte le informazioni utili a gestire i più comuni problemi o le richieste più frequenti. Non trascurare questa fase o potresti essere costretto a contattare il membro del tuo team durante le sue vacanze, rischiando di rovinarne il meritato riposo.

3) Sfrutta i benefici della tecnologia cloud per avere i dati a disposizione ovunque tu sia

Ovviamente esistono eccezioni alla regola in cui potresti essere costretto ad interrompere il tuo relax o quello di un tuo collaboratore per risolvere problemi o richieste urgenti. In questo caso affidarti alla tecnologia cloud può essere un grandissimo aiuto: i tuoi dati potranno essere raggiungibili in sicurezza da qualsiasi parte del mondo e con qualsiasi computer e ti permetteranno di fare un ottimo customer care senza doverti portare dietro mezzo ufficio!

Se ti occupi di vendite scegli di utilizzare un Crm Cloud come Sellf: ti permetterà di avere sempre a disposizione anagrafiche e dati del cliente, appunti e trattative, il tutto raggiungibile con pochi click dal computer o con pochi tocchi da smartphone e tablet.

4) Avvisa i tuoi clienti del periodo di vacanza e delle possibili riduzioni di personale

Non c’è niente di più efficace di una comunicazione chiara e trasparente per gestire i clienti: avvisali per tempo del periodo di ferie e comunica loro la possibilità di qualche piccolo rallentamento nella gestione delle richieste di supporto! Poni l’accento sul fatto che comunque il servizio sarà attivo e cogli l’occasione per indirizzare la tua clientela verso guide on-line, sezioni FAQ (frequently asked question), oppure realizza un post sul tuo blog aziendale in cui offri consigli e soluzioni ai più comuni bisogni durante il periodo delle vacanze.

5) Punta su soluzioni self service e sfrutta i benefici dell’automazione.

La rivoluzione tecnologica che stiamo vivendo ci fornisce moltissime soluzioni digitali che possono aiutarci nel gestire i clienti durante le vacanze.

Sul tuo sito aziendale costruisci una sezione Frequently Asked Question ricca di informazioni: più curata sarà e meglio la strutturerai, più potrai fornire ai tuoi clienti le migliori risposte possibili ai loro bisogni. Puoi anche realizzare dei video tutorial da caricare su un canale Youtube in modo da fornire istruzioni e guide dettagliate. Offrirai un supporto al cliente di qualità, riducendo contemporaneament la pressione a cui è sottoposto il tuo team dedicato al customer care, specie nel periodo estivo!

Puoi provare ad utilizzare sistemi di chat virtuale come Zendesk, Uservoice o Deskero: ti permettono di fornire un’assistenza live di qualità, ottimizzando tempi di risposta e dando al cliente la sensazione di essere al centro delle tue attenzioni.

Se hai una pagina Facebook puoi impostare le risposte automatiche di messanger con messaggi personalizzati e con link alle tue pagine FAQ. Puoi anche sperimentare alcuni dei nuovi servizi che forniscono Bot (intelligenze artificiali programmabili) in grado di fornire specifiche risposte ai tuoi clienti riconoscendo automaticamente la presenza di parole chiave che corrispondano a contenuti da te pre-impostati.

 

E tu che soluzioni adotti per offrire un buon customer care senza correre il rischio di rovinarti le vacanze? Condividile con noi nell’apposita sezione commenti qui sotto!