Come rendere più efficaci i tuoi meeting e non perdere tempo

Come rendere più efficaci i tuoi meeting e non perdere tempo

Un meeting può essere una grande occasione di confronto e crescita per tutta la tua squadra…oppure può rivelarsi una trappola in cui rischiare di perdere ore preziose del tuo tempo: quello che può fare la differenza tra una riunione efficace e un buco nero in cui rimanere incastrati è racchiuso in alcune buone prassi da seguire.

1) Parti con le idee chiare

In un meeting il rischio di divagare è sempre dietro l’angolo, per questo motivo preparati una scaletta o un ordine del giorno e condividili per tempo con tutti i partecipanti all’incontro in modo che tutti possano arrivare preparati e pronti: in questo modo ridurrai il rischio che qualcuno possa divagare o non abbia chiaro lo scopo della riunione. Ovviamente durante ogni confronto possono nascere nuovi spunti o necessità d’approfondire; lascia esprimere i tuoi collaboratori ma cerca contemporaneamente di essere fermo per evitare che la cosa degeneri e, nel caso in cui l’argomento meriti ulteriori approfondimenti, programma un nuovo meeting per affrontare la questione.

2) Lavora in piccoli gruppi

Le riunioni plenarie o con grandi gruppi sono bei momenti, perfetti per lanciare nuovi prodotti o una gara di vendita ma, dal punto di vista della produttività e della concentrazione, rischiano di essere attività dispersivi; se il tuo scopo è affrontare aspetti pratici ed operativi prediligi più incontri con un numero minore di partecipanti in modo da lasciare a tutti spazio per esprimersi e ridurre il rischio distrazione.

3) Spegni computer e smartphone

Spesso si tende a partecipare alle riunioni portando con sé il fidato computer (o il tablet) con la convinzione di essere più produttivi e reattivi durante l’incontro ma nella realtà succede l’esatto opposto: uno schermo acceso è, di per se, un invito alla distrazione e una barriera dietro cui nascondersi. Se poi si aggiungono le notifiche per le email ricevute, le chat aziendali, Slack e altri sistemi, il rischio deconcentrazione aumenta esponenzialmente e la stessa cosa vale, a maggior ragione, per lo smartphone che è ormai un inseparabile compagno di lavoro. La regola da seguire è semplice: maggiore sarà l’importanza del meeting e più i device elettronici dovranno essere spenti o silenziati per garantire la massima attenzione da parte di tutti i membri del tuo team!

4) Crea un senso di urgenza

Quante volte durante una riunione importante avete visto i partecipanti perdersi in dettagli minori, in chiacchiere o abbassare la soglia di concentrazione? La causa del problema è spesso in un’errata concezione del tempo: due ore sulla carta possono sembrare un periodo lunghissimo ma nella realtà, volano via in un batter d’occhio. Per evitare il rischio dispersione fissa un programma stretto, con tanto di orari di inizio, di fine e di pausa (nel caso di meeting particolarmente lunghi) e tieni spesso d’occhio l’orologio. Una tecnica che può aiutare i manager più dispersivi è programmare più incontri in sequenza nello stesso giorno: così facendo non potrai divagare più di tanto, sapendo che hai altri appuntamenti che ti attendono.

5) Scegli un leader che guidi la riunione

I brainstorming sono momenti bellissimi, carichi di creatività ma quando si scende nell’operatività è necessario abbandonare l’approccio corale in favore di una gestione più”verticale” con una figura che guidi il meeting facilitando il confronto tra le parti e il raggiungimento degli obiettivi. Non è necessario che questo compito sia sempre sulle tue spalle ma affida questo ruolo ad una persona che abbia una buona capacità di gestione del tempo, competenza sull’argomento trattato e una certa dose di leadership: vedrai che il risultato sarà più vicino.

6) Imposta una strategia di follow up

La riunione è finita ma non puoi ancora tirare un sospiro di sollievo. Se vuoi avere la certezza che i membri del tuo team passino dalle parole ai fatti, devi dotarli di uno strumento operativo: la cosa migliore è impostare una strategia che preveda la suddivisione e monitoraggio degli obiettivi derivati dal tuo meeting e in questo il tuo CRM può rivelarsi lo strumento perfetto! Così facendo il tuo team avrà ben chiari compiti e target da raggiungere e tu potrai monitorare il progresso della squadra e dei singoli elementi. Se poi utilizzi Sellf all’incontro successivo non dovrai perdere tempo in lunghi riassunti perchè grazie ai report e alle grafiche di facile interpretazione avrai tutte le informazioni che ti servono a portata di mano.