Direttore vendite: come usare i dati del CRM per vendere di più

Direttore vendite: come usare i dati del CRM per vendere di più
direttore vendite dati crm

Ti starai sicuramente chiedendo il perché dell’immagine in tema calcistico. Ebbene, essere un direttore vendite è un po’ come essere un allenatore di una squadra di calcio.

Pur non scendendo (quasi mai) in prima linea, hai la responsabilità del risultato della partita e in caso di sconfitta i tifosi se la prenderanno più con te che con i giocatori. Infatti potresti aver schierato le persone sbagliate, suggerito mosse poco efficaci e perfino non essere riuscito a creare il clima giusto nella squadra, causando malcontenti attraverso piccoli favoritismi.

Per cercare di ovviare a questi potenziali rischi, cosa fa allora l’allenatore di calcio?

Guarda con estrema attenzione i propri giocatori durante la partita e gli allenamenti, dando indicazioni in tempo reale e rivedendo i risultati passo passo per migliorare.

Pensa cosa succederebbe se invece durante la partita un allenatore si chiudesse in una stanza a fare altro, come ad esempio a rivedere i conti della società di calcio, e poi uscisse dopo il fischio finale chiedendo ai giocatori: “Com’è andata la partita? Come hai giocato oggi?

Ovviamente non funzionerebbe! I giocatori non sono in grado di valutare da soli come hanno giocato per capire come migliorare, ma soprattutto durante la partita non hanno la visione d’insieme che solo l’allenatore può avere. Non riescono a tenere d’occhio tutti i propri compagni, gli avversari e la palla in un colpo solo!

Eppure, molto spesso i direttori vendite si comportano come quell’allenatore chiuso nella stanza.

Lavorano ad altro mentre i propri venditori sono intenti a vendere, e alla fine della settimana (o addirittura del mese!) li chiamano nel proprio ufficio per tirare le fila dei risultati, oppure gli scrivono una mail. “Come sono andate le vendite nell’ultimo periodo?

Sono sicura che a questo punto vedi anche tu che ci sono diversi problemi:

1. I poveri venditori raccontano quello che è successo, elencando le proprie attività e i risultati, e il direttore vendite non può che prendere per vere le loro parole. Non per dire che i venditori mentano, ma perché ovviamente vedono le cose dal proprio punto di vista.
2. Ormai il direttore vendite non può fare nulla per aiutare il venditore: il periodo è finito ed è andata così, al massimo si può pensare al mese successivo.
3. Il manager dovrà fare una fatica enorme per avere la visione di com’è andata l’intera squadra, fondendo i racconti di ciascuno, per dare risposte alla dirigenza e per pianificare le strategie future.

A questo punto starai pensando: “Ma c’è una grandissima differenza, l’allenatore può guardare la squadra quando gioca, mentre il direttore vendite non può mica seguire tutti i propri venditori sul campo!”

Certamente, ma per fortuna come direttore vendite hai un altro asso nella manica: il tuo CRM.

Il CRM, infatti, è lo strumento che ti permette di guardare le mosse del tuo team come se stessi guardando la partita dei tuoi venditori, osservando le loro attività prima e dopo che le hanno portate a termine e raccogliendo statistiche preziosissime per aumentare le vendite.

Vediamo ora i 7 modi principali in cui il tuo CRM può darti una mano.

1. Puoi seguire il tuo team a distanza

Innanzi tutto, pensa al tuo CRM come alla lente d’ingrandimento sul tuo team. Vedendo quali sono le attività in programma oggi per ciascuno dei tuoi collaboratori, puoi capire come si stanno organizzando il lavoro. Scopri a quali attività stanno dando priorità, quali clienti stanno contattando e quali stanno lasciando indietro, dove stanno andando e così via. Basta riunioni di allineamento infinite, tonnellate di email interne e chiamate per ogni cosa!

Molti pensano che la sezione con ciò che sta facendo il team – in Sellf la chiamiamo “Sezione Attività” – serva solamente al singolo venditore per sapere cosa stanno facendo gli altri e coordinarsi meglio. Al contrario, è una fonte di informazioni importantissima per il direttore vendite che la sappia leggere nel modo migliore!

2. Hai la visione d’insieme su ogni venditore

Dopo aver visto le mosse giornaliere dei tuoi collaboratori, ecco che il CRM ti permette di avere anche la visione d’insieme sul loro operato nel periodo.

Grazie alle statistiche sulle attività, ecco che puoi sapere in pochi secondi quante chiamate ha fatto ogni venditore l’ultima settimana, quante email ha inviato, quante trattative ha aperto e chiuso e così via. Pensale come le statistiche su quanti tiri in porta o difese ha fatto ogni giocatore!

A cosa ti servono questi dati? Innanzi tutto a vedere se le persone sono costanti o se ci sono differenze sostanziali nel loro lavoro nel tempo, e in questo caso sarà interessante capire il perché. Inoltre, puoi scoprire se ci sono differenze tra un collaboratore e l’altro e se ci sono differenze anche tra i loro risultati. Se poi hai deciso di organizzare il tuo team secondo l’approccio Activity Based Selling, allora queste informazioni sono più che vitali!

3. Conosci meglio il tuo team

Confrontando i risultati puoi iniziare a conoscere meglio ogni membro del tuo team.

Puoi capire quali sono i loro punti di forza e di debolezza, come ad esempio se sono più bravi a fare telefonate o ad andare dal cliente di persona.

Se vedi che mandano poche email, forse potrebbero aver se hanno bisogno di aiuto per migliorare le proprie capacità di scrittura. Se sono più bravi a vendere un certo prodotto, forse hanno bisogno di formazione sul resto della gamma, oppure puoi farli diventare gli specialisti di quello specifico prodotto. E così via: ogni allenatore sa se il proprio giocatore va messo in porta o se è l’attaccante di punta!

4. Pianifichi meglio nuove strategie

Oltre ad analizzare questi dati per il singolo collaboratore, puoi quindi vederli nel complesso del tuo team.

Puoi scoprire se i risultati complessivi stanno migliorando o meno, se ci sono stati periodi dell’anno migliori o peggiori, quale prodotto ha chiuso più trattative e quale si arena sempre nella stessa fase del processo d’acquisto.

Quindi, puoi mettere in correlazione attività e risultati. Ad esempio, fare un certo numero di chiamate alla settimana ha portato a più trattative vinte o meno? Quale fonte di acquisizione clienti ha portato a più trattative vinte, e per quale prodotto?

Queste considerazioni ti permettono di prendere decisioni strategiche più consapevoli, individuando dove è meglio muoversi in futuro, imparando dagli errori e migliorando le performance complessive del tuo team.

5. Puoi essere un “coach” ancora migliore

Scoprendo queste informazioni non settimane in ritardo ma esattamente quando accadono, puoi reagire subito.

Se c’è un problema non devi più aspettare la fine del mese per rendertene conto, ma puoi scoprirlo e andare subito a parlare con chi di dovere! Non per rimproverare ovviamente (a meno di problemi gravi), ma per capire insieme alla persona interessata come reagire in tempo reale. Le stesse persone non ti vedranno più come un capo pronto a punire a fine mese, ma come un mentore sempre sul pezzo.

6. Premi chi raggiunge i risultati

Si parla tanto di come nelle aziende non ci sia mai meritocrazia e siano sempre i preferiti del capo ad essere premiati. Dimostra loro che così non è: sarà il CRM a decretare oggettivamente chi merita il premio mensile!

Ecco che così prenderai due piccioni con una fava, incentivando la compilazione del CRM e spingendo le persone a dare il massimo allo stesso tempo. Attenzione ovviamente a non creare un clima troppo teso, la competizione deve essere sempre positiva!

7. Migliori la comunicazione con il top management

Ultimo punto ma non per questo meno importante! A fine mese anche tu devi fare i conti con la dirigenza, che vuole sapere come sta andando il reparto vendite.

Ecco che grazie alle statistiche del tuo CRM creare i report sui risultati sarà questione di minuti, senza perdere ore tra calcoli e grafici per le slide.

I grafici che ti servono saranno già pronti, come l’andamento delle vendite distinto per periodo, per prodotto e anche per venditore. Per non parlare dei dati sui clienti, dalle loro dimensioni, localizzazione, tipologia di aziende e così via.

Potrai offrire alla dirigenza una visione molto completa della situazione, arrivando già con le strategie correttive pronte in caso di cali delle vendite o di altri problemi. Saprai suggerire le prossime mosse in termini di attività di vendita e anche consigliare sul target e sulle offerte da lanciare, osservando dove si fermano la maggior parte delle trattative.

È il momento di prendere in mano il tuo team!

Bene, a questo punto avrai capito come il CRM può diventare la tua arma segreta a livello tattico e strategico.

Se la tua azienda non ha ancora un CRM e lavorate ancora con i fogli di calcolo e i post-it, non ti resta che scegliere il software più adatto alle vostre esigenze e cominciare prima possibile, per non perdere più neanche un dato. Ogni attività che il tuo team sta facendo e non è tracciata è un’opportunità persa!

Se invece avete già un CRM ma l’hai sempre considerato solo uno strumento operativo, che aiuta i venditori a ricordarsi di appuntamenti, contatti e scadenze, è il momento di prenderlo in mano e iniziare a sfruttarne le piene potenzialità.

Attenzione però che può essere più complesso di quel che sembra.

Non tutti i CRM offrono statistiche complete e a volte richiedono configurazioni particolari in fase di setup, per impostare tutti i dati da tracciare successivamente. Che sorpresa accorgersi dopo mesi di utilizzo del CRM che tutti i dati raccolti in passato sono incompleti!

Il mio consiglio è quindi di fare molta attenzione a questi aspetti quando scegli il tuo CRM (qui trovi i nostri consigli sui 15 fattori essenziali da considerare), o se l’hai già scelto di capire se e come sono raccolti i tuoi dati. Se ti accorgi di non avere tutte le informazioni che ti servono, puoi correre ai ripari modificando le impostazioni o, in caso, parlando con il fornitore del servizio.

Ti dico questo perché in Sellf siamo convinti di quanto sia importante trasformare i tuoi dati in informazioni chiave per il tuo successo. La sezione Attività e l’area Statistiche di Sellf sono state progettate proprio ascoltando le esigenze di direttori vendite come te, mettendo in primo piano le informazioni più importanti e rendendo semplicissimo tracciare i dati fin dal primo utilizzo.

Con Sellf, i direttori vendite hanno una migliore visibilità sul proprio team e sui clienti, possono pianificare più facilmente le attività future, gestire meglio il tempo e realizzare in pochi secondi report e grafici sulle vendite, i trend e le opportunità, migliorando la collaborazione con il proprio team.

Sei pronto a far vincere il campionato – cioè intendevo a raggiungere risultati di vendita senza precedenti – al tuo team?