Email a freddo, come sfruttarle al meglio

Non siamo sostenitori delle email a freddo, e sappiamo che neanche tu lo sei! Ma ci sono alcune occasioni in cui nemmeno tu puoi sottrarti a questa ingrata pratica. Scrivere email a freddo ti mette sempre ansia, quello che scrivi potrebbe risultare troppo freddo… o troppo informale… mille dubbi ti assalgono… sudi un po’ nella speranza di trovare la formula giusta!

Per alleggerirti il compito abbiamo stilato alcune regole fondamentali da seguire e tenere a mente ogni volta che ti troverai a scrivere un email e freddo:

Definisci il destinatario

Cerca, per quanto possibile di capire chi è la persona a cui stai scrivendo, che ruolo ricopre in azienda, che gusti o preferenze ha, e tutte le informazioni che ritieni utili. Più importante è per te questo contatto, maggiore sarà la cura nel cercare di definirne le caratteristiche! I social network in questo possono darti una mano!

Prepara con estrema cura l’oggetto

Buona parte della tua partita si gioca in una riga e in poche decine di caratteri! La legge del marketing è spietata: sbaglia l’oggetto della mail e tutta la fatica che avrai fatto per creare una veste grafica e dei contenuti accattivanti all’interno del messaggio sarà stata inutile.

L’oggetto di una e-mail deve in primo luogo catturare l’attenzione! Usa poche parole, meglio se resti sotto le dieci, perché i testi troppo lunghi non sono visibili da mobile e disperdono l’attenzione del tuo prospect. Sfrutta alcune formule specifiche per aumentare il desiderio di aprire il tuo messaggio:

• Scarsità (“ancora poche ore per” oppure “ultimi pezzi disponibili”)
• How to (“5 consigli per” oppure “ecco come fare per”)
• Domanda (“vorresti risolvere questo problema?”)
• Case study (“Ecco come Luca ha risolto questo problema con il nostro aiuto”)

Infine non dimenticarti che puoi personalizzare l’oggetto inserendo il nome del destinatario: questo aiuta a far sembrare la tua mail una comunicazione diretta e personale, anche se in realtà stai mandando lo stesso testo a più persone con caratteristiche simili. In caso di invio a grandi elenchi di destinatari, non temere! I moderni strumenti di invio mail (come Mailchimp o Mailup) hanno delle funzioni automatizzate che ti permettono di inserire il nome del destinatario nell’oggetto, semplificandoti il lavoro.

Personalizza

Se sei riuscito ad ottenere l’attenzione del tuo prospect con un buon oggetto, complimenti!  Purtroppo il tuo lavoro è appena iniziato; una volta che il tuo potenziale cliente ha aperto la mail, è fondamentale dargli la sensazione di essere il destinatario di una specifica richiesta e non uno dei tanti pesci nel mare da far abboccare! Per fare questo devi personalizzare il più possibile il tuo messaggio: puoi inserire il nome della persona all’interno del testo, oppure utilizzare riferimenti alla sua professione, età o provenienza.

La lingua italiana ci crea qualche complicazione in più dal momento che, rispetto all’inglese, l’uso del genere maschile e femminile è molto più evidente! Evita a tutti i costi formule come “Caro/a” oppure “Gentile direttore/direttrice”; utilizza piuttosto un cordiale “Buongiorno” o un semplice “Ciao” (se il tuo stile di comunicazione e la tipologia di contatto te lo permettono).

Crea un testo efficace ma breve

Per quanto possa essere valida la tua proposta e interessante il prodotto o il servizio che proponi, non dilungarti mai troppo! Viviamo in un’epoca frenetica e il dono della sintesi è sempre più importante: il tuo potenziale cliente ha spesso poco tempo per i contatti conosciuti, figurati se vuole “perdere” tempo a leggere una lunghissima email da uno sconosciuto!

Non girare troppo intorno all’argomento, evita lunghe presentazioni centrate su di te, la tua azienda o il tuo prodotto e concentrati piuttosto su cosa puoi fare tu per aiutare il tuo potenziale cliente; se sei stato abbastanza bravo da convincere il tuo prospect a leggere la mail e hai instillato la giusta dose di curiosità, puoi inserire qualche link di approfondimento al tuo sito o blog, ma senza esagerare.

Ricordati che il tuo modo di scrivere deve rispecchiare il tuo stile e quello dell’azienda che rappresenti: non essere eccessivamente formale se lavori per un brand giovane o per una startup ma non esagerare troppo con l’informalità. Cerca di mantenere le giuste distanze da chi ti legge: essere cordiale non vuol dire essere invadente!

Monitora i risultati del tuo invio

Tutti i moderni strumenti per l’email marketing offrono dei validi sistemi di analitica integrati, in grado di dirti quanti destinatari hanno aperto le tue mail (tasso di apertura) e quanti hanno cliccato sui link presenti all’interno del testo (CTR:Click Through Rate). Sono dati importantissimi per capire la reale efficacia della tua comunicazione e per impostare correttamente la successiva attività di follow up!

Fai follow up

Una volta che hai inviato la tua email di presentazione o di primo contatto, l’errore peggiore che tu possa fare è sedere e aspettare una risposta: fai passare alcuni giorni e poi prova un nuovo contatto inviando una seconda mail in cui chiedi se è arrivata la precedente.

Se neppure questo secondo tentativo non ha portato i risultati sperati puoi tentare contattare telefonicamente il tuo prospect! A volte fare riferimento ad una mail mandata qualche giorno prima è una buona strategia per superare il filtro della segreteria e “riscalda” un po’ la tua prima telefonata. Ma se neppure questa strategia funziona, evita di disperdere ulteriori energie e dedicati ad altri prospect!

Tutte queste accortezze possono aiutarti ad agganciare un cliente che non ti conosce ma ricordati che con le chiamate e le email a freddo il tuo ROI (return on investment) è piuttosto basso! Valuta allora se a questo genere di attività non convenga affiancare altre strade come, per esempio, il social selling o una buona campagna di digital marketing.